چطور بهتر زندگی کنیم؟ با کم کردن تعداد کارهای روزانه
مقدمه
دیدگاه افراد فوق موفق در انجام کارها این است که بسیاری از کارهایی را که افراد عادی در طی روز انجام میدهند را نباید انجام داد چون، بیشتر آن کارها وقت تلف کردن هستند و ارزشی ندارند و هیچ نتیجه خاصی را برای ما ایجاد نمیکنند. در مقاله چطور بهتر زندگی کنیم؟ با سایت آکادمی همتی همراه باشید.
چطور بهتر زندگی کنیم؟
این یک تغییر بنیادین بزرگ برای ما میباشد که به خودمان بقبولانیم، از بین دهها کاری که در طول روز برای انجامدادن داریم خیلیها را کنار بگذاریم و دیگر انجامشان ندهیم و فقط تعداد کارهای بسیار کمی که خیلی مهم و کلیدی هستند را برای انجامدادن، انتخاب کنیم.
تله پرمشغله بودن
در یک مقاله که در مجله موفقیت کشور امریکا به چاپ رسیده بود با افراد فوق موفق زیادی مانند مارک زاکربرگ و استیو جابز مصاحبه شده بود و آنها دلیل پرمشغله بودن خیلی از افراد را، سه دلیل زیر عنوان کردهاند:
1- ترسو بودن
افراد پرمشغله، اگر انسانهای شجاعی بودند هیچوقت خودشان را زیر بار مشغلهها و کارهای زیاد پنهان نمیکردند تا اینکه از کارهای اصلی و کلیدیشان جا بمانند.
2- بیاراده بودن
افراد پرمشغله افرادی بیاراده هستند چون اگر اراده خوبی داشتند بهجای انجام تعداد زیادی کارهای کماهمیت در طول روز و هفته، بر روی انجام کارهای بزرگتر و مهمتر کسبوکارشان تمرکز میکردند.
3- تنبل بودن
بسیاری از افراد فوق موفق معتقدند که افراد پرمشغله انسانهایی تنبل برای انجام کارهای بزرگ هستند چون حاضر نیستند که کارهای کوچک و بیاهمیت را کنار بگذارند و یک کار با اهمیت بالا را برای انجامدادن انتخاب کنند.
به این دلیل که معمولاً کارهای بزرگ قابلسنجش هستند و بقیه افراد میتوانند آنها را قضاوت کنند و در مورد نتیجه آن کارها نظر دهند. برای همین آنها ترجیح میدهند بهجای انجام کارهای بزرگ خودشان را با کارهای کوچک و زیاد مشغول نگه دارند و هیچوقت به انجام کارهای کلیدی و مهم نپردازند.
چطور بهتر زندگی کنیم؟
یک سؤال مهم: چرا افراد پرمشغله با وجود آنکه زحمت و تلاشهای زیادی را متحمل شوند و در اغلب اوقات نتایج بزرگی به دست نمیآورند و از شرایطشان هم راضی نیستند، بااینحال حاضرند این روال اشتباه را سالها ادامه دهند؟
پاسخ: حس خوب تکمیل کارها!
مغز انسان طوری طراحی شده است که وقتی یک کار بسیار کوچک و کمارزش را تمام میکنیم یک حس خوب در آن ایجاد میشود و هورمونهایی در مغز منتشر میشوند که ما احساس میکنیم به یک موفقیت زودهنگام و عالی رسیدهایم. از طرفی دیگر این احساس خوب هیچ ترسی نیز همراهش نیست، چون کارهایی که این نوع از موفقیت را رقم میزنند غالباً کارهای کوچکی هستند که انجامشان ترسناک نمیباشد.
نتیجه: خیلی از افراد پرمشغله و عادی ترجیح میدهند که حس خوب تکمیل کارها را با انجام کارهای کاملاً بیارزش و کوچک که هیچ دستاوردی را برایشان به همراه نخواهد داشت تجربه کنند تا اینکه خود را درگیر انجام کارهای مهم و بزرگ نمایند.
مشکل افراد پرمشغله این است که هر روز یک فهرست ۲۰ تا ۳۰ موردی از کارهای فردا را در ذهنشان یا تلفن همراهشان و یا بر روی یکتکه کاغذ یادداشت میکنند و وقتیکه میخواهند کارشان را شروع کنند چون میبینند که تعداد کارها خیلی زیاد است و بههیچعنوان نمیشود همه آنها را در یک روز انجام داد ترجیح میدهند که ابتدا سراغ سادهترین و کوچکترین کارها بروند تا با تمام کردن آن کارها حس خوب تکمیل کارها به سراغشان بیاید.
یکی از این کارهای کوچک بیاهمیت میتواند این باشد که با بانک تماس بگیریم و ببینیم که چکهای امروز همگی نقد شده است یا خیر یا بهعنوان یک مثال دیگر هر یک ساعت به بخش سبد خرید سایتمان بزنیم و مدام سفارشها را چک کنیم.
از دید افراد فوق موفق این نوع از کارها کاملاً وقت تلف کردن محسوب میشود و این قابلیت را دارند که به دیگران واگذار شود یا حتی انجام نشوند، بدون اینکه هیچ آسیب جدی به کسب و کارمان وارد شود.
اصل پارتو یا قانون 20/80
در اغلب اوقات 80 درصد نتایج کسبوکار ما از انجام 20 درصد کارها حاصل میشود.
چطور بهتر زندگی کنیم؟
با استفاده از این اصل میتوانیم حجم کارهای روزانهمان را به یکپنجم کاهش دهیم. یعنی اگر 100 کار در روز برای انجام داریم آنها را به ۲۰ کار مهم و با اولویت بالا کاهش دهیم. مسلم است که ۸۰ درصد کارهایی را که انجام نمیدهیم را رها نخواهیم کرد بلکه آنها را به کارمندانمان واگذار خواهیم نمود.
دیدگاه افراد موفق به اصل پارتو
هیچوقت امکان ندارد هیچ فردی، وقت کافی برای انجام حتی آن 20 درصد کارهای مهم را هم داشته باشد! بنابراین اصل پارتو را یکبار دیگر بر روی خودش اجرا میکنیم، به فرمول زیر خواهیم رسید:
۶۴ درصد نتایج کسبوکار ما، از انجام 4 درصد کارها حاصل میشود.
بهعبارتدیگر افراد فوق موفق برای بهدستآوردن دستاوردهای بزرگ تصمیم میگیرند که ۶۴ درصد نتایج کسبوکار را خودشان رقم بزنند و بقیه را به دیگران واگذار میکنند و قابلتوجه است که برای بهدستآوردن این نتیجه بزرگ فقط کافی است که، ۴ درصد کارها را خودشان انجام دهند.
این اصل به ما نشان داده است که آزادکردن وقت افراد کار آنچنان سختی هم نیست و بهراحتی قابل انجام است بهگونهای که با انجام کارهای خیلی کمتر، تنها مقداری کوچک از نتایج کاهش پیدا خواهد کرد.
اگر برای بار سوم اصل پارتو را بر روی خودش اجرا کنیم به فرمول زیر میرسیم:
۵۲ درصد نتایج کسبوکار ما از انجام 0/8 درصد از کارها حاصل میشود.
نکته مهم این است که، هرکسی میتواند با استفاده از اصل پارتو زمان کافی برای انجام کارهای مهمتر را آزاد کند. اگر کسی بگوید که من هیچکدام از کارهایم را نمیتوانم حذف کنم، نشاندهنده این است که این شخص اصلاً کار مهمی برای انجامدادن ندارد، چون اگر کار مهمی وجود داشته باشد بقیه کارها را بهخاطر آن کار مهم میتوانست حذف کند.
فعالیتهای اندک حیاتی
فعالیتهای حیاتی به کارهای گفته میشود که، انجامشان حیاتی است و نمیتوانیم آنها را انجام ندهیم.
چطور بهتر زندگی کنیم؟
بهعنوانمثال وقتی یک بیمار تصادفی به بیمارستان آورده میشود، در بخش اورژانس طبق پروتکلهای از قبل تعریف شده یک تعداد کارهای محدود و مهم را برای زنده نگهداشتن بیمار انجام خواهند داد، مانند چک کردن تنفس فرد، بررسی اینکه آیا خونریزی نموده است یا خیر، بررسی فشارخون و تعداد ضربان قلب. بعید است اگر دست بیمار تصادفی شکسته باشد، پزشک قبل از انجام فعالیت اندک حیاتی که برای زنده ماندن بیمار در نظر گرفته شده است، اقدام به گچ گرفتن دست فرد تصادفی کند.
ما در کسبوکار خودمان مانند بخش اورژانس بیمارستان باید یک تعداد فعالیت مهم و حیاتی را تعریف کرده و بهعنوان مدیر کسبوکار خودمان را هر روز ملزم به انجام این تعداد کارهای مهم حیاتی کنیم تا کسب و کارمان بتواند به نتایج و دستاوردهای بزرگی دست پیدا کند.
بهصورت خلاصه یک مدیر کسبوکار باید سه مورد زیر را همیشه مدنظر قرار دهد:
1- یافتن ۴ درصد فعالیتهای مهم کسبوکارش
2- تمرکز کامل بر روی آنها
3- بیرقیب شدن در آن فعالیتهای اندک و مهم
تعجب بزرگ!
بسیاری از مدیران کسبوکار وجود دارند که در طی روز، هفته و ماه هیچکدام از فعالیتهای اندک حیاتی کسبوکارشان را انجام نمیدهند.
وقتی برنامه ماهانه آنها را بررسی میکنید متوجه میشوید که اکثر وقتشان را صرف انجام کارهای بیاهمیت مانند چک کردن حسابهای بانکی، صحبت با کارمندها و تصمیمگیریهای بیمورد گذراندهاند و حتی یک مورد هم فعالیت حیاتی انجام ندادهاند، فعالیتهایی که کل دستاوردها و نتایج کسبوکارشان به انجام آن چند فعالیت اندک حیاتی وابسته است.
چطور بهتر زندگی کنیم؟
چند مثال برای فعالیتهای حیاتی کسبوکار عبارت است از:
- چطور تبلیغات و بازاریابی کنیم؟
- چه محصول جدیدی را تولید کنیم؟
- چه محصول جدیدی را وارد کنیم تا با فروش آنها گردش مالی خوبی برای کسب و کارمان اتفاق بیفتد؟
- تولید محتوای ارزشمند
- هوشمندسازی کسب و کارمان
دوباره تأکید میکنم همیشه ما یک تعداد ۹۶ درصد، از کارهای کوچک و بیارزش در طول روز داریم که با پرداختن به آنها سر خودمان را گرم کنیم تا سراغ آن ۴ درصد کارهای مهم و حیاتی نرویم.
برای اینکه که بتوانیم سراغ فعالیتهای اندک حیاتی یا همان ۴ درصد کارهای مهم برویم باید حاضر باشیم که دیگر، به انجام کارهای بیاهمیت نپردازیم و همه آن کارها را به پرسنل و کارمندانمان واگذار کنیم.
ازآنجاییکه فعالیتهای اندک حیاتی کارهای ترسناک و بزرگی هستند و نیاز به تغییر دارند، پس ما ترجیح میدهیم که آن کار را انجام ندهیم و همچنان به کارهای معمولی همیشگیمان سرگرم باشیم.
سه فعالیت حیاتی از دیدگاه وارن بافت
آقای وارن بافت بهجای اصطلاح فعالیت حیاتی از اصطلاح اولویت استراتژیک استفاده میکند و معتقد است که دغدغه یک مدیر کسبوکار همیشه باید این باشد که اولویتهای استراتژیک کسبوکارش را پیدا کند و در طول کل سالهای کاریاش فقط و فقط روی آن سه اولویت استراتژیک تمرکز کند.
سه فعالیت استراتژیکی که هیچکس در کره زمین بهتر از او نمیتواند آنها را انجام بدهد و بزرگترین نتایج کسبوکار ما وابسته به انجام همان فعالیتهای حیاتی خواهد بود.
چطور بهتر زندگی کنیم؟
بهعنوانمثال وارن بافت معتقد است که یکی از آن فعالیتهای حیاتی که خودش در آن عالی میباشد “مهارت مذاکره” است، بهطوریکه وقتی میخواهد یک هتل چند صد میلیون دلاری را بخرد، هیچوقت کارمندانش را برای مذاکره و خریدن نمیفرستند و خودش شخصاً در جلسه مذاکره حضور پیدا میکند و در یک مذاکره ممکن است حتی تا ۱۰ میلیون دلار تخفیف بگیرد و پرداخت پول هتل را در شرایط اقساطی و طولانیتری انجام دهد، درصورتیکه کارمندانش هرگز قادر به انجام چنین کاری نیستند.
فعالیت حیاتی دیگرش “پیشبینی آینده قیمت” هر چیزی است، از قیمت ملک در یک منطقه گرفته تا قیمت سهام یک شرکت یا کارخانه و این کار را به هیچکس دیگری واگذار نمیکند.
حالا اگر قرار بود آقای بافت مثل یک انسان معمولی رفتار کند و فقط کارهای بیاهمیت و کمارزش را انجام دهد مانند بررسی کردن گزارشهای خریدوفروش حسابداری، بررسی کردن حضور بهموقع کارمندانش در محل کار و اینکه وظایف محوله را بهدرستی انجام میدهند یا خیر، هر روز سایتش را چک کند و ببیند کاربران چه کامنتهایی گذاشتند، او در این صورت هیچوقت نمیتوانست آنقدر موفق شود، اگر دیدگاهش این بود که بهجای انجام سه اولویت استراتژیک در روز، صد فعالیت را برای انجامدادن در لیست کارهای روزانهاش داشته باشد.
مهمترین وظیفه یک مدیر کسبوکار این است که، کلیدیترین کارهایی را که خودش باید انجام دهد را شناسایی نماید و حتی اگر لازم باشد برای این شناسایی زمان زیادی را اختصاص دهد، کارهایی که در آن مهارتهای بالایی دارد و نتایج بسیار عالی را میتواند کسب کند.
وسوسه نشدن برای خروج از کارهای کلیدی، بسیار مهم است. بهعبارتدیگر، باید برای سایر کارهای غیرکلیدی که در کسبوکارتان وجود دارد، یک راهحل برای انجام پیدا کنید تا مجبور نباشید که خودتان آنها را انجام دهید.
اجزای حیاتی هر فعالیت
نکته مهمی که باید مدنظر داشته باشید این است که هر فعالیت حیاتی معمولاً از چندین بخش کوچکتر تشکیل شده است که در میان این چند بخش، یک بخش حیاتی و سایر بخشهای آن حیاتی و کلیدی نیستند، بهعبارتدیگر هر فعالیت حیاتی، فقط یک بخش کلیدی و خیلی مهم دارد.
چطور بهتر زندگی کنیم؟
بهعنوانمثال، اگر یکی از فعالیتهای حیاتی کسبوکار شما فعالیت فروش باشد، این فعالیت میتواند شامل اجزای کوچکتر زیر باشد:
1- ارسال کاتالوگ برای مشتریان احتمالی
2- تماس تلفنی با مشتری احتمالی و پاسخگویی به سؤالاتش
3- مذاکره حضوری و عقد قرارداد
4- پشتیبانی و خدمات پس از فروش
شاید شما بهعنوان یک مدیر کسبوکار به این نتیجه برسید که فقط بخش سوم فعالیت حیاتی فروش، یعنی مذاکره حضوری و بستن قرارداد را خودتان انجام دهید و سه بخش دیگر را به کارمندانتان واگذار کنید. پس نیازی نیست که مدیر، روی تمام بخشهای یک فعالیت حیاتی تمرکز کند و کافی است که فقط روی مهمترین بخش آن فعالیت متمرکز باشد.
اگر بتوانید به این دیدگاه برسید که در کل روزهای سال، سه یا چهار فعالیت حیاتی را برای انجامدادن انتخاب کنید و از این فعالیتها هم نیازی نیست که کل فرایندش توسط شما انجام شود، میتوانید خیلی سریع از گروه افراد پرمشغله خارج شده و به موفقیتهای بزرگی دست پیدا کنید و وارد گروه افراد فوق موفق شوید.
اثرگذارترین فعالیت
مطمئن باشید که همیشه، از میان سه یا چهار فعالیت حیاتی و مهم کسبوکارتان که قرار است توسط شما بهعنوان مدیر انجام شود، یکی از این فعالیتها، اثرگذارتر از بقیه فعالیتهای شما میباشد. احتمالاً آن فعالیت حیاتی بسیار مهم، میتواند یک پروژه بزرگ و تعیینکننده برای شرکت شما باشد که باید، در طول یک سال کاری آن را به نحو احسن به پایان برسانید.
بهعنوان تمرین لطفاً بررسی کنید که در طول یک سال کاری، اثرگذارترین فعالیتی که باید انجام بدهید، چه چیز است؟
سپس سعی کنید، بیشترین تمرکز خود را روی آن فعالیت حیاتی بگذارید.
چطور بهتر زندگی کنیم؟
بهعنوان نمونه مهمترین و اثرگذارترین فعالیت حیاتی کسبوکار میتواند، یکی از موارد زیر باشد:
1- انجام بازاریابی و برگزاری کمپینهای تبلیغاتی
2- تولید یک محصول کاملاً متفاوت گران و خاص
3- راهاندازی یک سیستم ایجاد تجربه لذتبخش برای مشتریانتان
اگر بخواهیم از موارد بالا، مورد سوم را بیشتر توضیح دهیم، این مورد برای کسبوکارهایی مفید است که کالایی کاملاً مشابه را به مشتریان عرضه میکنند.
بهعنوانمثال اول، یک نمایندگی فروش لوازمخانگی شرکت الجی را در نظر بگیرید. تمامی نمایندگیهای فروش سطح کشور، خیلی نمیتوانند روی کیفیت کالا یا قیمت کالا نسبت به سایر نمایندگیهای شرکت که رقیبشان محسوب میشوند، مانور دهند.
یعنی مشتری میداند که اگر از هر نمایندگیای، محصول مورد نظرش را خریداری کند، آن محصول دقیقاً مشابه سایر نمایندگیها است. اما اکثر مشتریها تمایل دارند که فقط از یکی از نمایندگیهای سطح شهر یا استان خریدشان را انجام دهند، چون آن نمایندگی تجربه بسیار لذت بخشی را برای مشتری طراحی کرده است که در هیچ نمایندگی رقیب دیگری، نمیتوانند چنین تجربهای را داشته باشند.
بهعنوانمثال دوم، در یک کلینیک زیبایی که خدمات لاکچری و گرانقیمت ارائه میشود این امکان وجود دارد که، اتاق انتظار را به یک کافیشاپ بسیار شیک با مبلمان لوکس، با سرو قهوههای برند و عالی، مجهز کرد. مسلماً برای ایجاد چنین تجربه لذت بخشی برای مشتری به ماهها فکر، طراحی و خرید تجهیزات خاص، نیاز هست.
بهعنوانمثال سوم، فرایند خرید در سایت آمازون فقط میتواند با یک کلیک انجام شود. اگر شما از یک کتاب الکترونیکی در اپلیکیشن کیندل آمازون خوشتان آمده باشد، فقط با یک کلیک بر روی دکمه خرید میتوانید آن کتاب الکترونیکی را خریداری نمایید و بهسادگی پول از حساب ویزا کارت شما که قبلاً یکبار اطلاعات آن را در سایت آمازون ذخیره کردهاید، برداشت میشود. درحالیکه در سایر اپلیکیشنهای خرید کتاب الکترونیکی، این فرایند بسیار زمانبر و پیچیده است.
جف بیزوس مالک شرکت آمازون، سالها فقط روی یک فعالیت مهم اثرگذار کلیدی تمرکز کرده است و آن فعالیت حیاتی چیزی نبوده است جز، ایجاد تجربه خریدی لذتبخش برای مشتریان، فقط با یک کلیک.
مسیر اشتباهی که آقای جف بیزوس میتوانست انتخاب کند این بود که، بهصورت همزمان روی بهبود ۵۰ مورد از فرایندها در شرکتش کار میکرد، مانند بهبود گرافیک سایت، گسترش انبارهای شرکت، کم کردن هزینه ارسال کالاها و غیره، درحالیکه چنین کاری را انجام نداد و فقط در طول سال تمام تمرکز این بود که، مشتریان سایت فقط با کلیک بر روی دکمه خرید، بتوانند خریدشان را از سایت بهراحتی انجام دهند. بعد از اینکه خرید با یک کلیک را پیادهسازی کرد، به سراغ سایر فعالیتهای حیاتی کلیدی برای کسبوکارش رفت.
نکته قابلتوجه این است که، برای اینکه شما بتوانید وارد گروه افراد فوق موفق شوید، باید بر مانع ترس غلبه کنید. ازآنجاییکه ایدهها و راهکارهای جدید همیشه با انتقاد و قضاوت دیگران همراه است، ترس از مورد انتقاد قرارگرفتن، نباید مانع این شود که شما بهعنوان یک مدیر، سراغ اثرگذارترین فعالیت کلیدی کسبوکارتان بروید.
وقت ندارم!
به خودتان قول بدهید دیگر هیچوقت نگویید که من وقت ندارم، چون این جمله بسیار خندهدار است. تاکید میکنم، همه ما ۲۴ ساعت در طول شبانهروز در اختیار داریم، چه آدمهای عادی و چه آدمهای فوق موفق.
چطور بهتر زندگی کنیم؟
از مهمترین دلایلی که خیلی از افراد، مدام از نداشتن وقت شکایت میکنند دو مورد زیر میباشد:
1- تعیین نکردن اولویتهای استراتژیک و حیاتی کسبوکارشان
2- نداشتن کارهای خیلی مهم
اگر کسی گفت وقت ندارم دلیلش این است که، کارهای بیارزش زیادی را دارد در طول روز انجام میدهد و فرد فوق موفقی نیست و در گروه افراد پرمشغله قرار دارد. متأسفانه اکثر مدیران کسبوکار روی هر کاری تمرکز میکنند بهغیراز، سه یا چهار فعالیت حیاتی کسبوکارشان، به همین دلیل همیشه میگویند وقت کم دارم و هیچوقت هم به نتایج و دستاوردهای عالی نمیرسند، لطفاً شما این گونه نباشید.
دیدگاهتان را بنویسید